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Aunque parece obvio que antes de realizar cualquier inversión es necesario realizar un análisis de que tan fructífera pueda ser dicha inversión o si efectivamente nos traerá beneficio y no pérdidas cada vez es más común que las empresas (inclusive grandes empresas) compren software o inviertan en proyectos de software sin hacer un verdadero análisis de cuánto dinero les hará ganar dicha inversión o de cuanto les hará ahorrar, también resulta curioso que muchas empresas consultoras (casi todas) venden proyectos de software realizando propuesta que tampoco dejan claro cuál será el beneficio económico real de la empresa en caso de llevar el proyecto acabo.


Ahora bien más allá de la incompetencia de algunos jefes de finanzas y tecnológicos de muchas empresas, cualquier inversión grande en proyectos de software debe estar respaldada por el desarrollo de un modelo del retorno de la inversión que justifique el proyecto. Para esto lo primero que hay que hacer es determinar el beneficio que recibiremos por llevar a cabo nuestro proyecto.
En el caso de los proyectos de software los beneficios pueden están enmarcados en las siguientes categorías:

Reducir costos laborales: sencillamente si podemos hacer lo mismo con menos personas podemos reducir costos de manera directa o reubicar a dichas personas en otras áreas donde puedan generar valor.
Reducir errores: los errores generalmente tienen un coste económico, reduciendo los errores minimizamos este coste y además reducimos gastos en realizar test de calidad o revisar que el trabajo realizado cumpla con ciertas características.
Incrementar las ganancias: un proyecto por ejemplo nos podría ayudar a vender más, posicionar mejor nuestra marca o tener mayor visibilidad. Un claro ejemplo es la implementación de un CRM con Microsoft Dynamic o una extranet para crear vínculos con nuestros clientes.
Mejorar el acceso a la información: es bien sabido que la información es la base para la toma de decisiones, contar con la información necesaria y el momento preciso puede ayudar a los directivos de una empresa a tomar decisiones que ayuden generar mayores ingresos o a reducir cotos. En un mundo donde la información se genera cada segundo y se va transformando en corto tiempo es necesario estar informado de cómo va tu negocio, aquí entran en juego muchas aplicaciones de inteligencia de negocios (SQL Analysis services, SharePoint performance point service, Power Pivot, etc)
Incrementar la productividad: si podemos realizar lo mismo con menos esfuerzo estamos siendo más productivos, esto casi siempre va atado a ahorro de dinero. Por ejemplo cuando tardan los empleados de una empresa al día buscando información necesaria para llevar a cabo su trabajo, ¿En cuanto podríamos reducir este tiempo implementando un portal de búsquedas corporativas con SharePoint y cuantos ahorraríamos al año?

Ahora bien hasta ahora solo hemos hablado de los beneficios pero cualquier proyecto trae consigo costos asociados al mismo, a parte del costo inicial del proyecto en sí, entre ellos tenemos:
Costo de licencias: es importante que sepamos gestionar el costo de las licencias basándonos en un arquitectura de software y hardware bien definida y las posibilidades de crecimiento de la aplicación.
Costos de mantenimiento: cualquier proyecto de software necesitara personas que sean capaces de mantener la aplicación tanto a nivel de software como a nivel de infraestructura, personas que administren los distintos servidores , resuelvan incidencias, etc. Es necesario tener en cuanto nos va a costar mantener nuestros aplicativos según la tecnología que escojamos también encontraremos distintos precios para personal de soporte, es bien sabido que es mucho más rentable contratar a un experto en Windows Server 2008 que a un experto en Red Hat.
Hardware: muchas veces se lleva gran parte de los costos, pero recordemos que siempre podemos reducir la cantidad de equipos físicos implantando tecnologías de virtualización, en los costos de hardware están involucrados la compra de servidores, equipos de red, etc.

Modelo de ROI

Una vez hayamos identificado los beneficios económicos que traería la implementación de un nuevo software y el costo de llevarlo a cabo y sus costos asociados debemos desarrollar nuestro modelo de ROI para cual debemos de tener en cuenta lo siguiente:
La vida útil del software: una aplicación es evidente que no nos puede durar para siempre, aunque muchos jefes de finanzas quisiera que fuera así, pasada una cierta cantidad de años puede ser que la tecnología tienda a volverse obsoleta o que las necesidades de la compañía hayan cambiado, de todas formas la vida útil de un software suele estar entre los 5 y los 8 años. Es esencial que sepamos cual será la vida útil del aplicativo que queremos desarrollar porque para cada año de vida tendremos que calcular los beneficios (Cash in)y los gastos que nos generara (Cash out).
Depreciación: al igual que casi cualquier cosa el software suele ir perdiendo valor a medida que pasa el tiempo.
Risk-free interest rate: es la tasa que se podría obtener anualmente del dinero que se pretende invertir si se pusiera en un banco o en otras inversiones con cero riesgo, si el % de retorno de nuestra inversión no está por encima de esta tasa obviamente no vale la pena llevar a cabo el proyecto.
Cualificación de riesgo: se refiere a las probabilidades de conseguir los beneficios que se han planteado en el modelo.

Ejemplo de un modelo ROI

Año Cash Out Cash In Cash Flow
0 -100,000 0 -100,000
1 -20,000 40,000 20,000
2 -20,000 60,000 40,000
3 -20,000 80,000 60,000
Total -160,000 180,000 20,000

Esto significa que hemos convertido 100 mil en 120 mil lo cual sería el valor presente de nuestra inversión (PV) y el valor presente neto seria 20 mil (NPV).
Esto monto no es del todo real ya que en necesario aplicar el discount rate el cual estará basado en Risk-free rate y el porcentaje de riego del proyecto. Generalmente el discount rate es fijado por los departamentos financieros de las empresas.

Para aplicar el discount rate a nuestro NPV antes calculado y obtener un valor más realista hay que aplicar la siguiente formula.


Seguramente el cálculo del ROI podemos hacerlo tan complejo como queramos pero lo que no deberíamos es dejarlo a un lado tanto si queremos plantearnos llevar a cabo un proyecto de software como si estamos interesados en presentar una propuesta tecnología a algún cliente. Además si tenemos claros las ganancias que supondrán el terminar a cabo el proyecto todas las partes interesadas estarán más involucradas en el éxito del mismo.

Si quieren ampliar sus conocimientos en esta área una buena forma de empezar es a través del Microsoft REJ Framework un marco de trabajo permite evaluar a las organizaciones el valor de las inversiones que pretenden realizar en el área de IT.

Fuentes:

Microsoft

cleverworkarounds

REJ